Ideas de Excel Avanzadas: 2009

miércoles, 9 de diciembre de 2009

Función SUBTOTALES

La Función “SUBTOTALES” permite visualizar subtotales en una lista o base de datos, con el fin de evitar perder la sumatoria de un rango específico. Esta función resulta ser muy útil al momento de trabajar con filtros o celdas ocultas.

EJEMPLO:

1. Abra un Libro de Excel en blanco y llene la siguiente información:

2. Aplique SUMA en la columna Valor

Si aplica un filtro y selecciona solo la línea Bebidas, notará que la sumatoria permanece sin actualizar; o si necesitara ocultar algunas líneas, la sumatoria del valor total quedaría estática, haciendo de éste un valor inexacto. Veamos ….

Para evitar que esto pase entonces utilizaremos la Función SUBTOTALES.

3. Muestre nuevamente todas las celdas y elimine el total agregado manualmente y quite los filtros si los tiene.

4. Ubíquese en la celda C15.

5. Inserte la Función SUBTOTALES:

6. El campo Núm_función corresponde a un número dependiendo de una lista de acuerdo a la función, donde:

7. Para nuestro ejemplo utilizaremos la Opción 109 correspondiente a SUMA: pasa por alto valores ocultos.

De esta forma se podrán ocultar celdas y Excel automáticamente actualizará el valor de la suma.

miércoles, 2 de diciembre de 2009

Tablas Dinámicas | Capitulo 5

GRÁFICOS DINÁMICOS

Después de haber finalizado y estructurado una tabla dinámica, el siguiente paso para presentar la información es en una gráfica. A continuación verá como crear un gráfico dinámico partiendo de una tabla dinámica realizada.

NOTA: Para realizar el mismo ejemplo, descargue el archivo en Excel con datos de prueba del capítulo 1.

Abra el archivo con los datos ejemplo.
Realice una tabla dinámica con los siguientes datos:
Campo de página: Arrastre el campo mes y seleccione el mes 5.
Campo de Fila: Arrastre el campo Nombre del Vendedor.
Campo Valor: Arrastre el campo Precio

Agregue formato "estilo millar" al campo valor.
Ubíquese en una celda en la tabla dinámica.
Haga clic a la pestaña herramientas de tabla dinámica. Y posteriormente haga clic en la pestaña "Opciones"

Haga clic a la opción "Gráfico dinámico"

Seleccione el tipo de gráfico deseado

De esta manera el gráfico quedará dinámico, usted podrá agregar, eliminar, seleccionar campos de acuerdo a sus necesidades utilizando el panel de filtros de Gráfico dinámico que aparece al lado derecho de su pantalla.

TIPS 2007

Para cambiar la ubicación del gráfico haga clic en el botón en la pestaña "Diseño", y posteriormente en el botón Ubicación.

Para insertar un logo o imagen dentro del gráfico dinámico, haga clic en la pestaña "Presentación" y posteriormente en el botón "Insertar", seleccione la ubicación de la imagen.

Office 2007 agrega la pestaña Analizar, dentro del grupo de Herramientas del gráfico Dinámico. Este es un grupo de opciones que le permiten activar o desactivar el filtro para el gráfico dinámico, actualizar, insertar y eliminar filtros.

lunes, 23 de noviembre de 2009

Video | Construir informes con Tablas dinámicas | Capitulo 4

Con Excel, es posible crear varios informes en varias hojas con un sólo clic utililizando tablas dinámicas.

En muchos casos de informes de ventas, es complicado cuando nos piden 1 informe por cada vendedor. En este caso, si tenemos 10 vendedores serían 10 informes.

Otro caso sería 1 informe por cada línea. Imagine si tiene 10 líneas, serían 10 informes por cada línea.

Con la tabla dinámica es mucho más fácil resolver este problema.

El siguiente video le mostrará en 4 minutos cómo hacerlo

Si no puede ver el video, haga clic aqui

miércoles, 11 de noviembre de 2009

Cómo habilitar la pestaña Programador en Excel 2007?

Con las opciones de esta pestaña, es posible programar Macros y añadir controles de formularios

Para habilitarla, haga lo siguiente:

1. Haga clic en el botón de Office ubicado en el extremo superior izquierdo de Excel

2. Haga clic en el botón "Opciones de Excel"

3. En la opción "Más frecuentes", active la opción "Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones"

4. Termine haciendo clic en Aceptar

viernes, 6 de noviembre de 2009

Curso virtual | 12 horas de Excel avanzado

Tenemos una invitación muy especial para ustedes!

Cuando alguien le pregunta: Qué maneja usted de Excel? Usted responde: "Lo básico", cierto? Pero, qué es lo básico? Listados, funciones, formatos de celda, filtros, gráficos y otras cosas más.

Pero igual siempre se tiene la sensación que nos falta mucho por conocer, incluso muchas personas creen que solo manejan el 5% o 10% de lo que es Excel®.

Hemos diseñado un Curso de Excel® de 12 horas con herramientas realmente productivas, que no inicie con cosas tan básicas que ya sabemos manejar como por ejemplo abrir Excel®, crear un nuevo libro, imprimir, cerrar, etc. Que no dedique 40 o 60 horas de un curso tradicional en el cual en realidad la mayoría de tiempo se va en práctica, cosa que podemos hacer en nuestro tiempo, pero que en cambio si enseñe muchas de las herramientas que no usamos de Excel® simplemente porque no las conocemos o porque creemos que son Excel® Avanzado, por ejemplo:

Formato Condicional
Validación de datos
Listas personalizadas
Funciones de Texto, Derecha, Izquierda, Extrae, Largo e.t.c
Función Elegir y Función Ir especial
Haremos mucho énfasis en tablas dinámicas.

Ingrese al sitio, entérese e inscríbase ya!! | Curso virtual Excel®

miércoles, 4 de noviembre de 2009

Tablas Dinámicas | Capitulo 3

Recuerden que esta es una serie de tutoriales sobre tablas dinámicas y al final de este post podrán encontrar los enlaces a los capítulos 1 y 2. Anexaremos también el archivo en Excel que estamos usando en los ejercicios.

Hoy veremos "Formato y Diseño".

Excel proporciona unos estilos predeterminados para asignar un formato a una tabla dinámica, esto con el fin de mejorar su presentación y dar un toque más agradable a la presentación de la información

Después de agregar campos y determinar el nivel de detalles que han de mostrarse, como lo vimos en el capitulo 1, es posible que desee mejorar el diseño y el formato

Ubíquese dentro de la Tabla Dinámica.

Haga clic a la pestaña Diseño.

En esta pestaña veremos cada uno de los botones que lo componen:

ETIQUETA 1

“SUBTOTALES”

Esta característica permite agregar un subtotal a la tabla dinámica

1.

Esta opción elimina los subtotales de la tabla dinámica

Esta opción permite mostrar los subtotales en la parte inferior de cada grupo como lo indica el botón

Esta opción permite mostrar los subtotales en la parte superior de cada grupo como lo indica el botón

Esta opción solo es posible sólo si se tiene aplicado el formato en diseño de informe tipo esquema o compacto. Ver etiqueta Diseño de Informe.

Etiqueta 2

“Diseño de informes”

Esta opción permite visualizar el informe de 3 formas diferentes: Compacta, Esquema y Tabular

Etiqueta 3

“Filas en blanco”

Es esta etiqueta podemos agregar o eliminar una celda en blanco antes del siguiente elemento.

Etiqueta 4

“Opciones de estilo de la tabla dinámica”

En esta lista de opciones, Excel permite agregar un toque más personalizado y agradable

Si activa la casilla de verificación de encabezados de filas, el título de fila tendrá formato negrita

Si activa la casilla de verificación de encabezados de columnas, éste agregará un color predeterminado a sus encabezados

Si activa la casilla de verificación filas con bandas, éste agregará unos rellenos predeterminados a cada una de las líneas de forma intercalada.

Si activa la casilla de verificación columnas con bandas, éste agregará un relleno predeterminado a la columna de valores.

Etiqueta 5

“Estilos de tabla dinámica”

Para finalizar estas opciones tenemos los estilos de tablas dinámicas: Permiten personalizar y agregar un estilo más presentable a su tabla. Basta con seleccionar el diseño.