Invitación: Curso virtual 12 horas de Excel avanzado

Si por algún motivo no pudo participar de nuestro curso anterior, lo invitamos a hacer parte de este Curso virtual 12 horas de Excel avanzado, inicio del 2010

Le ofrecemos horarios flexibles que se adaptan a su calendario, donde los temas que trataremos irán desde validación de datos, nombres de rango, formato condicional, hasta tablas dinámincas, macros básicas y cómo registrar complementos.

Un curso orientado a aquellos usuarios que quieren sacarle más provecho a esta fabulosa herramienta que es Excel.

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Más información | Curso virtual Excel avanzado

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¿Cómo crear una macro automáticamente?

La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.

Este grabador de macros le permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA (Visual Basic para Aplicaciones), las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación.

Por el momento solo será automáticamente y no necesitaremos de la programación en VBA.

Recordemos:

¿Qué es una macro? Es una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra. Por ejemplo, todos los días empleo frecuentemente en mis celdas los mismos pasos: Tamaño de Fuente (Tamaño de la letra), Negrita, Fuente (Tipo de letra) y Color de Fuente (Color de Letra), para no estar repitiendo estos pasos los puedo almacenar en una macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces que yo lo desee.

Nota: Recuerde que debe de habilitar las macros para su funcionamiento.

1. Haga clic en la ficha Vista.

Despliegue el menú de la opción Macros, y seleccione la opción "Grabar macro..."

2. Aparecerá una nueva ventana con las siguientes opciones:

• Nombre de la macro (obligatorio): Es el nombre que usted le colocará para identificarla de las demás.

• Método abreviado (opcional): Personalizamos la forma de llamar la macro mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". Tenga en cuenta en utilizar una combinación que no exista en Excel.

• Guardar Macro en (por defecto el libro actual): Seleccione guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.

• Descripción (opcional): Haga una breve descripción de la utilización de esta macro.

Termine haciendo clic en Aceptar

3. Automáticamente comenzará a grabar los pasos que usted haga en ese momento en la hoja de calculo de Excel, se dará cuenta ya que en parte inferior izquierda aparece lo siguiente:

4. Ahora, para este ejercicio haremos lo siguiente: Seleccionaremos cualquier celda de la hoja de cálculo y le cambiaremos de color de relleno, colocaremos negrita y aumentaremos el tamaño de la fuente.

Nota: Debemos tener en cuenta que si llegamos a escribir algo en la celda, la macro se grabará de tal forma que al ejecutarla aparecerá tantas veces sea posible lo que hayamos escrito, y este ejercicio no tiene esa función.

Para darle formato a las celdas, usaremos "Color de relleno", "Negrita" y "Tamaño de letra" en la opción "Fuente" de la ficha "Inicio"

5. Luego de hacer este cambio, detenga la grabación de la macro, desde la barra inferior derecha

6. Ahora, ejecutaremos la macro que hemos creado, pero antes, debemos seleccionar las celdas en las que se ejecutará la macro.

En nuestro ejemplo tenemos la siguiente tabla de ejemplos, lo cual cambiaremos lo que esta seleccionado.

7. En la ficha Vista, haga clic en la opción Macros y seleccione "Ver macros"

• Seleccione la macro deseada y pulse sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro.

• Cancelar: Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.

• Paso a paso: Ejecuta la macro, instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic.(para usuarios avanzados)
  

• Modificar: Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. (para usuarios avanzados)

• Eliminar: Borra la macro.

• Opciones: Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.

8. Asi se vería la macro ejecutada

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Función SUBTOTALES

La Función “SUBTOTALES” permite visualizar subtotales en una lista o base de datos, con el fin de evitar perder la sumatoria de un rango específico. Esta función resulta ser muy útil al momento de trabajar con filtros o celdas ocultas.

EJEMPLO:

1. Abra un Libro de Excel en blanco y llene la siguiente información:

2. Aplique SUMA en la columna Valor

Si aplica un filtro y selecciona solo la línea Bebidas, notará que la sumatoria permanece sin actualizar; o si necesitara ocultar algunas líneas, la sumatoria del valor total quedaría estática, haciendo de éste un valor inexacto. Veamos ….

Para evitar que esto pase entonces utilizaremos la Función SUBTOTALES.

3. Muestre nuevamente todas las celdas y elimine el total agregado manualmente y quite los filtros si los tiene.

4. Ubíquese en la celda C15.

5. Inserte la Función SUBTOTALES:

6. El campo Núm_función corresponde a un número dependiendo de una lista de acuerdo a la función, donde:

7. Para nuestro ejemplo utilizaremos la Opción 109 correspondiente a SUMA:  pasa por alto valores ocultos.

De esta forma se podrán ocultar celdas y Excel automáticamente actualizará el valor de la suma.

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Tablas Dinámicas | Capitulo 5

GRÁFICOS DINÁMICOS

Después  de haber finalizado y estructurado una tabla dinámica, el siguiente paso para  presentar la información es en una gráfica.   A continuación verá como crear un gráfico dinámico partiendo de una  tabla dinámica realizada.

NOTA:   Para realizar el mismo ejemplo, descargue el archivo en Excel con datos  de prueba del capítulo 1.

• Abra el archivo con los datos ejemplo.
• Realice una tabla dinámica con los siguientes datos:
•   Campo de página: Arrastre el campo mes y seleccione el mes 5.
•   Campo de Fila: Arrastre el campo Nombre del Vendedor.
•   Campo Valor: Arrastre el campo Precio

• Agregue formato "estilo millar" al campo valor.
• Ubíquese en una celda en la tabla dinámica.
• Haga clic a la pestaña herramientas de tabla dinámica. Y posteriormente haga clic en la pestaña "Opciones"

• Haga clic a la  opción "Gráfico dinámico"
  

•  Seleccione el  tipo de gráfico deseado

De esta manera el gráfico quedará dinámico, usted podrá agregar, eliminar, seleccionar campos de acuerdo a sus necesidades utilizando el panel de filtros de Gráfico dinámico que aparece al lado derecho de su pantalla.

TIPS 2007

Para cambiar la ubicación del gráfico haga clic en el botón en la pestaña "Diseño", y posteriormente en el botón Ubicación.

Para insertar un logo o imagen dentro del gráfico dinámico, haga clic en la pestaña "Presentación" y posteriormente en el botón "Insertar", seleccione la ubicación de la imagen.

Office 2007 agrega la pestaña Analizar, dentro del grupo de Herramientas del gráfico Dinámico. Este es un grupo de opciones que le permiten activar o desactivar el filtro para el gráfico dinámico, actualizar, insertar y eliminar filtros.

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Video | Construir informes con Tablas dinámicas | Capitulo 4

Con Excel, es posible crear varios informes en varias hojas con un sólo clic utililizando tablas dinámicas.

En muchos casos de informes de ventas, es complicado cuando nos piden 1 informe por cada vendedor. En este caso, si tenemos 10 vendedores serían 10 informes.

Otro caso sería 1 informe por cada línea. Imagine si tiene 10 líneas, serían 10 informes por cada línea.

Con la tabla dinámica es mucho más fácil resolver este problema.

El siguiente video le mostrará en 4 minutos cómo hacerlo

Si no puede ver el video, haga clic aqui

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Cómo habilitar la pestaña Programador en Excel 2007?

Con las opciones de esta pestaña, es posible programar Macros y añadir controles de formularios

Para habilitarla, haga lo siguiente:

1. Haga clic en el botón de Office ubicado en el extremo superior izquierdo de Excel

2. Haga clic en el botón "Opciones de Excel"

3. En la opción "Más frecuentes", active la opción "Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones"

4. Termine haciendo clic en Aceptar

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Curso virtual | 12 horas de Excel avanzado

Tenemos una invitación muy especial para ustedes!


Cuando alguien le pregunta: Qué maneja usted de Excel? Usted responde: "Lo básico", cierto? Pero, qué es lo básico? Listados, funciones, formatos de celda, filtros, gráficos y otras cosas más.


Pero igual siempre se tiene la sensación que nos falta mucho por conocer, incluso muchas personas creen que solo manejan el 5% o 10% de lo que es Excel®.

Hemos diseñado un Curso de Excel® de 12 horas con herramientas realmente productivas, que no inicie con cosas tan básicas que ya sabemos manejar como por ejemplo abrir Excel®, crear un nuevo libro, imprimir, cerrar, etc. Que no dedique 40 o 60 horas de un curso tradicional en el cual en realidad la mayoría de tiempo se va en práctica, cosa que podemos hacer en nuestro tiempo, pero que en cambio si enseñe muchas de las herramientas que no usamos de Excel® simplemente porque no las conocemos o porque creemos que son Excel® Avanzado, por ejemplo:

• Formato Condicional
• Validación de datos
• Listas personalizadas
• Funciones de Texto, Derecha, Izquierda, Extrae, Largo e.t.c
• Función Elegir y Función Ir especial
• Haremos mucho énfasis en tablas dinámicas.

Ingrese al sitio, entérese e inscríbase ya!! | Curso virtual Excel®

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