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miércoles, 9 de diciembre de 2009

Función SUBTOTALES


La Función “SUBTOTALES” permite visualizar subtotales en una lista o base de datos, con el fin de evitar perder la sumatoria de un rango específico. Esta función resulta ser muy útil al momento de trabajar con filtros o celdas ocultas.

EJEMPLO:

1. Abra un Libro de Excel en blanco y llene la siguiente información:

2. Aplique SUMA en la columna Valor





Si aplica un filtro y selecciona solo la línea Bebidas, notará que la sumatoria permanece sin actualizar; o si necesitara ocultar algunas líneas, la sumatoria del valor total quedaría estática, haciendo de éste un valor inexacto. Veamos ….




Para evitar que esto pase entonces utilizaremos la Función SUBTOTALES.

3. Muestre nuevamente todas las celdas y elimine el total agregado manualmente y quite los filtros si los tiene.



4. Ubíquese en la celda C15.

5. Inserte la Función SUBTOTALES:




6. El campo Núm_función corresponde a un número dependiendo de una lista de acuerdo a la función, donde:





7. Para nuestro ejemplo utilizaremos la Opción 109 correspondiente a SUMA:  pasa por alto valores ocultos.



De esta forma se podrán ocultar celdas y Excel automáticamente actualizará el valor de la suma.
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viernes, 2 de octubre de 2009

Función BUSCARV


Definición La función BUSCARV permite hallar un valor en una primera columna de una matriz (o rango de datos).

La V significa vertical, asi que entonces la función BUSCARV significa Buscar valor Vertical.

SINTAXIS:  =BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)


valor_buscado es el valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla. Puede ser un valor o una referencia.

matriz_buscar_en Dos o más columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca .

indicador_columnas: Este campo hace referencia al número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es:

Ordenado: Especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada:

  • Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado.

  • Si es FALSO, BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta. En este caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o más valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizará el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A.


VEAMOS UN EJEMPLO PRÁCTICO

Abra una hoja de Excel en blanco donde según el nombre de vendedor nos devolverá la ciudad del vendedor dependiendo de una lista (matriz o rango de datos)




Lo que pretende la función BUSCARV es que al momento de un usuario digitar en la HOJA2 en la celda A1 el nombre del vendedor, automáticamente en la celda B2 aparezca la Ciudad que depende del nombre.

1. Haga clic a la etiqueta HOJA2.

2. Ubíquese Celda B1

3. Haga clic sobre el botón insertar función de Excel,  en categorías de funciones, seleccione "búsqueda y referencia". En nombre de la función, selecciona BUSCARV




En el argumento valor_buscado, selecciona la celda A1.

En el argumento matriz_buscar_en, selecciona el rango Hoja1!A1:B10

En el argumento indicador_columnas, escribe 2 (es decir, la segunda columna de la matriz)

En el argumento ordenado, introduzca FALSO

Pulse Enter




Escriba en la HOJA2 el nombre del vendedor que desea buscar e inmediatamente devolverá el valor de la ciudad




Usted puede añadir complejidad a la fórmula de acuerdo al tamaño de matriz: agregar selección por listas, etc


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